Public Letter

PUBLIC LETTER: A summary of HSD’s budget deficit

The Hollister School District Board of Trustees write that they allocated 93% of funds on staffing though it's recommended it be less than 90%.

This public letter was contributed by the Hollister School District Board of Trustees. The opinions expressed do not necessarily represent BenitoLink or other affiliated contributors. BenitoLink invites all community members to share their ideas and opinions. By registering as a BenitoLink user in the top right corner of our home page and agreeing to follow our Terms of Use, you can write counter opinions or share your insights on current issues.

La carta publica esta disponible en español abajo.

 

In the spirit of transparency with our community, we’d like to provide the following summary regarding the district’s budget deficit. Our hope is to provide background and, perhaps, some clarity regarding the process we are moving through. We will be holding a special board meeting on Thursday, March 3, 2022, at 6:30 p.m. to discuss budget reductions.

The Hollister School District is required to create a budget stabilization plan due to deficit spending. As the school year has progressed, it has become increasingly clear that, although all our programs are student-centered and benefit our students, not all our programs are sustainable.

Our district operates under an adopted budget that was created in the Spring of 2021 for the current 2021-2022 school year. The budget reflects overstaffing and indicates that 93% of our funds are allocated to staffing. Based on current data, for a district our size to be considered appropriately staffed, it is recommended we invest less than 90% of our funds in staffing costs. The current deficit is projected at $3.3 million in addition to $2.7 million in needed budget transfers for current salaries.

Throughout the current school year, we have held several regular and special board meetings where we have discussed our budget uncertainties. Although our 2021-2022 school year budget was adopted in June, our budget required a 45-day revision which was publicly approved on August 17, 2021.

In September, we reviewed the closing of the books for the previous school year, 2020-2021 through the unaudited actuals process. At this meeting on September 28, 2021, we publicly reviewed the need for budget reductions. As a result, in October we received and shared with stakeholders a letter from our San Benito County Office of Education (SBCOE) notifying us of our District’s deficit spending and insufficient funds allocated to reserve levels.

To assist us in working through these growing concerns, in November we hired Michael Bishop & Associates to guide us through the budgetary processes and fiscal stabilization. We will be working with Michael Bishop & Associates through June 30, 2023. On December 14, 2021, during our regular board meeting, we reviewed and approved First Interim. This is a snapshot of expenditures and the state of the budget through October 31, 2021. At this meeting, we also discussed with our superintendent a report on budget and fiscal solvency timeline which explained known budget information from July 1, 2021, forward. In preparation for possible staffing reductions, Superintendent Sanchez explained on January 28, 2022, a discussion item on the lay-off process: Certificated and classified staff during a regular board meeting. This agenda item allowed for us to share with the community that a public discussion and vote are necessary to trigger a lay-off process.

On February 15, 2022, a special board meeting was held for the discussion and report HSD comparative analysis of the 2021-22 First Interim report. During this report, Mr. Bishop from Michael Bishop & Associates gave a thorough explanation of his observations thus far and action steps to consider.

Our current status is that we know that our budget cannot sustain the number of staff we currently have. We are $3.3 million in deficit spending and will need to make $2.7 million of salary shifts from unrestricted resources to restricted resources. During our regular board meeting on February 22, 2022, we received another report from Superintendent Sanchez reviewing the previous information and our next steps.

We must face the current deficit and address the impacts on our budget to achieve fiscal solvency. This process will include staff reductions that will be reflected in reductions to all employee groups: administrators/unrepresented, certificated, and classified. We will be discussing these reductions at a special board meeting on Thursday, March 3, 2022, at 6:30 p.m.

We want to assure our community that our approach to staff reductions has been student-centered, thoughtful, and mindful of moving our district forward during these challenging times. Although our staff reductions are difficult and not ideal, we look forward to bringing fiscal stability to our district and know that we will get through this together.

Respectfully,
Carla Torres-Deluna- Board President
Lisa Marks- Board Clerk
Elizabeth Martinez- Board Trustee
Cathy Toste- Board Trustee
Jan Grist- Board Trustee

 

Con el espíritu de transparencia hacia nuestra comunidad, nos gustaría proporcionar el siguiente resumen sobre el déficit presupuestario del distrito. Nuestra esperanza es proporcionar antecedentes y, tal vez, alguna claridad con respecto al proceso por el que nos encontramos. Tendremos una junta de la mesa directiva reunión especial el jueves 3 de marzo de 2022 a las 6:30 p. m. para discutir las reducciones presupuestarias.

Se requiere que el Distrito Escolar de Hollister crea un plan de estabilización del presupuesto debido al gasto deficitario. A medida que avanzaba el año escolar, se hizo cada vez más claro que, aunque todos nuestros programas están centrados en el estudiante y benefician a nuestros estudiantes, no todos nuestros programas son sostenibles.

Nuestro distrito opera bajo un presupuesto adoptado que se creó en la primavera de 2021 para el año escolar actual 2021-2022. El presupuesto refleja el exceso de personal e indica que el 93% de nuestros fondos se asignan a la dotación de personal. Según los datos actuales, para que un distrito de nuestro tamaño se considere con el personal adecuado, se recomienda que invirtamos menos del 90% de nuestros fondos en costos de personal. El déficit actual se proyecta en $3.3 millones además de $2.7 millones en transferencias presupuestarias necesarias para los salarios actuales.

A lo largo del año escolar actual, hemos llevado a cabo varias juntas de la mesa directiva, regulares y especiales, en las que hemos discutido nuestras incertidumbres presupuestarias. Aunque nuestro presupuesto para el año escolar 2021-2022 se adoptó en junio, nuestro presupuesto requirió una revisión de 45 días el cual se aprobó públicamente el 17 de agosto de 2021. En septiembre, revisamos el cierre de los libros para el año escolar anterior, 2020-2021 a través del proceso de datos reales no
auditados. En esta reunión del 28 de septiembre de 2021, revisamos públicamente la necesidad de reducciones presupuestarias. Como resultado, en octubre recibimos y compartimos con las partes interesadas una carta de nuestra Oficina de Educación del Condado de San Benito (SBCOE) que nos notificó el gasto deficitario de nuestro distrito y los fondos insuficientes asignados a los niveles de reserva.

Para ayudarnos a resolver estas preocupaciones crecientes, en noviembre contratamos a Michael Bishop & Associates para que nos guíe a través de los procesos presupuestarios y la estabilización fiscal. Trabajaremos con Michael Bishop & Associates hasta el 30 de junio de 2023. El 14 de diciembre de 2021, durante nuestra reunión regular de la mesa directiva revisamos y aprobamos el Primer Interino. Este es un reporte instantáneo de los gastos y el estado del presupuesto hasta el 31 de octubre de 2021. En esta reunión, también discutimos con nuestra superintendente un informe sobre un reporte de solvencia presupuestaria y fiscal que explicaba la información presupuestaria conocida desde el 1 de julio de 2021 en adelante. En preparación para posibles reducciones de personal, la Superintendente Sánchez explicó el 28 de enero de 2022 un tema de discusión sobre el proceso de despido: para personal certificado y clasificado durante una reunión regular de la junta de la mesa directiva. Este tema de la agenda nos permitió compartir con la comunidad que se necesita una discusión pública y una votación para desencadenar un proceso de despido de empleados.

El 15 de febrero de 2022, se llevó a cabo una reunión especial de la mesa directiva y hubo un reporte, la discusión y análisis comparativo del informe de HSD del Primer Informe Interino 2021-22. Durante este informe, el Sr. Bishop de Michael Bishop & Associates dio una explicación detallada de sus observaciones hasta el momento y los pasos de acción a considerar. Nuestro estado actual es que sabemos que nuestro presupuesto no puede sostener la cantidad de personal que tenemos actualmente. Tenemos un gasto deficitario de $3.3 millones y necesitaremos hacer $2.7 millones de cambios salariales de recursos no restringidos a recursos restringidos. Durante nuestra junta regular de la Mesa Directiva el 22 de febrero de 2022, recibimos otro informe de la Superintendente Sánchez que revisa la información anterior y nuestros próximos pasos.

Debemos enfrentar el déficit actual y atender los impactos en nuestro presupuesto para lograr la solvencia fiscal. Este proceso incluirá reducciones de personal que se reflejarán en reducciones a todos los grupos de empleados: administradores/no representados, certificados y clasificados. Discutiremos estas reducciones en una reunión especial de la Junta el jueves 3 de marzo de 2022 a las 6:30 p. m.

Nuestro enfoque para las reducciones de personal ha estado centrado en el estudiante, hemos considerado y estamos conscientes de hacer avanzar a nuestro Distrito durante estos tiempos difíciles. Aunque nuestras reducciones de personal son difíciles y no ideales, esperamos brindar estabilidad fiscal a mento difícil.

Respetuosamente,

Carla Torres-Deluna- Presidenta de la Mesa
Lisa Marks- Secretaria de la Mesa Directiva
Elizabeth Martinez- Miembro de le Mesa Directiva
Cathy Toste- Miembro de La Mesa Directiva
Jan Grist- Miembro de la Mesa Directiva

Hollister School District